SACMI, a seguito del Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 che ha fortemente semplificato le norme di riferimento dell'Archiviazione Sostitutiva prevedendo l’obbligo della Fatturazione Elettronica alla PA e la Conservazione Digitale delle fatture emesse, ha affrontato la sfida della digitalizzazione con Siav, primaria azienda italiana nel settore dello sviluppo software e dei servizi informatici per la gestione elettronica dei documenti e dei processi documentali.
La best practice, presentata da SACMI al Convegno dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, dimostra come le nuove norme siano un’opportunità di innovazione e risparmio, e non solo un obbligo aggiuntivo imposto per legge.
Già dal 2005 SACMI, nell'ambito di un processo di riorganizzazione amministrativa, ha costituito un proprio Shared Services Center, dove sono state concentrate le attività amministrative delle 11 società italiane del Gruppo, con l’adozione di una soluzione IT di Document Management.
Quando è sorto l'obbligo della fatturazione elettronica alla PA con la necessità contestuale della conservazione digitale, l'azienda ha valutato l'opportunità di estendere la conservazione a tutti i propri documenti contabili, circa 400mila (fattura PA, ciclo attivo, passivo e libro giornale).
Le normative che hanno agevolato la conservazione sostitutiva hanno spinto SACMI ad affidare in outsourcing il servizio di archiviazione digitale, con una soluzione che consentisse però in ogni momento il passaggio ad un sistema in house.
E’ stato deciso di affidare il servizio ad un Conservatore Certificato (Circ. Pres. Cons. Ministri N. 65 del 10/04/2014) e la scelta è caduta su Siav.
La gestione in Outsourcing della Conservazione Digitale, con l'affidamento di tutti gli adempimenti ad una terza parte, comporta che questa si assuma i rischi connessi e Siav si è dimostrata un partner affidabile.
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